Tjekliste og proces for medarbejder offboarding

At forlade et job kan være svært for både medarbejderen og arbejdsgiveren. Medarbejderoffboarding, eller opsigelse af ansættelsen og medarbejderens afgang, kan dog forløbe gnidningsløst. Hvad er en offboarding-proces, og hvad indebærer den præcist?

Hvad er offboarding?

Offboarding er et udtryk, der bruges i HR til at beskrive processen, hvor en medarbejder forlader en organisation. Der skal tages en række nødvendige (og anbefalede) tiltag for at afslutte samarbejdet mellem parterne. Det nøjagtige forløb af medarbejderoffboardingsprocessen bestemmes primært af de gældende procedurer på en given arbejdsplads. Arbejdsgiveren skal dog respektere principperne i loven.

Arbejdsgiveren bør udpege en person, der sørger for, at offboarding sker uden forstyrrelser og så gnidningsløst som muligt, således at medarbejderens adskillelse fra virksomheden forløber gnidningsløst og endda tilfører merværdi for begge parter. Processens karakter og varighed afhænger oftest af, om medarbejderen har givet eller modtaget opsigelse fra arbejdsgiveren. I det andet tilfælde har vi måske at gøre med øjeblikkelig afskedigelse, når arbejdsoverdragelsen eller medarbejderens afvikling skal ske på relativt kort tid.

Medarbejder offboarding proces

Nedenfor er en liste over de vigtigste trin, der skal huskes, når man skiller sig af med en medarbejder:

1. Formelle og juridiske aspekter og korrekt kommunikation med medarbejderen

Offboarding-processen begynder med beslutningen om at afslutte samarbejdet mellem parterne. Afhængigt af omstændighederne kan det være iværksat af arbejdsgiveren, medarbejderen eller begge parter i ansættelsesforholdet. Uanset omstændighederne er det væsentligt at overholde alle formelle og juridiske krav, herunder erklæringens form (f.eks. skriftlig form) og indhold (f.eks. anvisninger om klageadgang i arbejdsgiverens erklæring om opsigelse af ansættelseskontrakten). ). Inden man beslutter sig for at skille sig af med medarbejderen, er det også nødvendigt at vurdere, om vedkommende ikke er omfattet af særlig retsbeskyttelse i henhold til loven (f.eks. på grund af førtidspensionsalder).

2. Kommunikation med teamet

Et andet element, der bør tages i betragtning, er korrekt kommunikation med personalet. Mange arbejdsgivere undrer sig over, hvordan de skal informere andre medarbejdere om personaleændringer. Tvivl drejer sig især om, hvorvidt arbejdsgiveren må oplyse om årsagen til afskedigelsen. Selvom det er helt acceptabelt at informere om opsigelse af samarbejdet med en given person (og endda nødvendigt på grund af at sikre en ordentlig organisation i virksomheden), bør arbejdsgiveren udvise særlig forsigtighed, når han beslutter at oplyse om årsagen til afskedigelsen. Domstolens retspraksis antager, at det kun er acceptabelt at videregive sådanne oplysninger til en snæver gruppe af medarbejdere til forretningsformål. Arbejdsgiveren bør vurdere, i hvilket omfang det er formålstjenligt og nødvendigt at give sådanne oplysninger under de givne omstændigheder, og for hvem de kan stilles til rådighed. I praksis vil der oftest være tale om en meget snæver gruppe af personer, fx medarbejderens overordnede, andre, som medarbejderen har samarbejdet direkte med, eller personer, der beskæftiger sig med HR-forhold hos arbejdsgiveren.

3. Orlov for at søge arbejde.

En medarbejder, hvis ansættelseskontrakt er opsagt med mindst to ugers varsel, har ret til orlov for at søge arbejde. Orloven er 2 hverdage – ved to ugers og en måneds opsigelse eller 3 hverdage – ved tre måneders opsigelse. Medarbejderen bevarer retten til vederlag i denne orlovsperiode.

Læs også: Hvad er Medarbejders Onboarding Process og dens betydning

4. Afregning af udestående ferie

Hvis en medarbejder har udestående ferie, skal det bogføres korrekt. Loven giver i øjeblikket to muligheder, og lader det være op til arbejdsgiveren at bestemme hvilken. For det første kan arbejdsgiveren tildele medarbejderen restfri “in naturalier” i opsigelsesperioden. For det andet kan arbejdsgiveren vælge ikke at give restferie og betale medarbejderen et tilsvarende beløb for uudnyttet ferie. Det er naturligvis muligt at anvende begge disse løsninger og fx kun bevilge medarbejderen en del af ferien og betale det tilsvarende for den resterende del.

5. Konkurrenceklausuler og andre aftaler

At afslutte et forhold er også det rigtige tidspunkt at gennemgå eventuelle aftaler med en medarbejder. De mest almindelige kontrakter omfatter en konkurrenceklausul, en fortrolighedsaftale eller aftaler, der giver medarbejderen yderligere fordele, såsom aktieoptioner eller fratrædelsesgodtgørelse. En omfattende analyse af overenskomsterne vil give dig mulighed for at fastlægge omfanget af arbejdsgiverens rettigheder og pligter vedrørende ophør af ansættelsesforholdet.

6. Udbetaling af ydelsesrestancer

Selvom dette problem kan virke indlysende ved første øjekast, skal det huskes, at ud over vederlag for arbejde, bør arbejdsgiveren også betale medarbejderen andre skyldige fordele, såsom bonusser, godtgørelser og belønninger. Eksempler omfatter jubilæumspræmier, anciennitetstillæg eller tilstedeværelsesbonusser. I et sådant tilfælde vil en analyse af ansættelseskontraktens eller interne virksomheds bestemmelser være nødvendig for at fastslå, hvilken type ydelser der skal betales, deres størrelse og betalingsfristen.

7. Tilbagelevering af officiel ejendom og afregning af forskud

Et andet spørgsmål, der bør huskes i offboarding-processen, er afregningen af ​​kontante forskud givet til medarbejderen og virksomhedens ejendom. Medarbejderen skal returnere forskud, hævede kontanter, brændstofkort eller betalingskort og enhver virksomheds ejendom, fx firmabil, bærbar computer, mobiltelefon eller lejlighed. Forud for beslutningen bør der i hvert enkelt tilfælde foretages en analyse af eventuelle aftaler mellem parterne (f.eks. en aftale om firmabillån) for at afgøre, under hvilke betingelser og på hvilken måde arbejdsgiveren kan kræve tilbagelevering af ejendom.

8. Rydning af arbejdsstationen

En arbejdsgiver bør give medarbejdere adgang til deres arbejdsstationer, skriveborde eller skabe for at hente deres private ejendom. Ejendom, som en medarbejder efterlader på arbejdspladsen, bliver ikke arbejdsgiverens ejendom, og en arbejdsgiver må ikke ødelægge medarbejderens private ejendom.

9. Referencer, exit interview

Loven indeholder ikke pligt til at udstede referencer til en medarbejder efter endt ansættelsesforhold. Medarbejderen kan anmode arbejdsgiveren om at udstede sådanne referencer, og arbejdsgiveren er ikke forpligtet til at udstede dem. Det nærmere omfang af referencer afhænger af parternes aftaler. De kan være begrænset til jobbeskrivelsen og opgavernes omfang. Alligevel kan de også omfatte en individuel vurdering af medarbejderens bløde kompetencer og forudsætninger for at arbejde i en given stilling. At afholde en fratrædelsessamtale med den afgående medarbejder er også god praksis. Formålet med et sådant møde er oftest at lære årsagerne til medarbejderens afgang fra organisationen og dennes vurdering og kommentarer til, hvordan arbejdet på anlægget eller en given afdeling er organiseret.

10. Overførsel af opgaver

Det er værd at planlægge processen med at overføre en afgående medarbejders opgaver for at forløbe glat og uden forstyrrelser. Det kan være nødvendigt at åbne for rekruttering til en ledig stilling eller sørge for efteruddannelse af arbejdsgiverens personale. Arbejdsgiveren kan endvidere pålægge den afgående medarbejder at introducere den, der overtager deres hverv, for at arbejde i en given stilling og udarbejde en udtømmende liste over opgaver eller projekter, der er i gang, sammen med oplysninger om arbejdets forløb. Antag, at jobstillingen involverer samarbejde med kunder og samarbejdspartnere. I så fald er det også nødvendigt at informere dem ordentligt om personaleændringer og oplyse kontaktoplysninger til den, der overtager sagen.

11. Ansættelsesbevis

I forbindelse med ansættelsesforholdets ophør eller udløb er arbejdsgiveren forpligtet til at udstede et ansættelsesbevis til medarbejderen. Ansættelsesbeviset bør udstedes den dag, hvor ansættelsesforholdet ophører, det vil sige den sidste dag i den aktuelle opsigelsesperiode. I en situation, hvor det af objektive grunde ikke er muligt at udstede ansættelsesbeviset inden for denne frist, skal arbejdsgiveren udstede ansættelsesbeviset senest 7 dage efter datoen for ansættelsesforholdets ophør, hvorved arbejdsgiveren ikke kan kræve, at medarbejder møder personligt op for at hente det, men skal sende det til medarbejderen via en postoperatør eller aflevere det på anden måde (f.eks. personligt til medarbejderen på dennes bopæl). Det er værd at huske på, at manglende eller sen udstedelse af et ansættelsesbevis til en medarbejder er en strafbar handling.

Hvordan laver man online offboarding?

Offboarding sker ofte personligt, fordi medarbejderens fysiske tilstedeværelse er nødvendig, som overlader sine opgaver til andre og afregner med sin tidligere arbejdsgiver. Men online offboarding, udført ved hjælp af fjernværktøjer, er for nylig blevet meget populær. Hvornår kan online offboarding ske? Det kan opstå i en konfliktsituation, når arbejdsgiveren ønsker at afslutte samarbejdet med en bestemt medarbejder hurtigst muligt (eller omvendt). Vi kan også håndtere det, hvis medarbejderen udfører de fleste af deres opgaver på afstand.

Spørgsmålet er dog stadig, hvordan man udfører online offboarding-processen. En fremragende løsning er at udpege en koordinator for at sikre, at processen forløber problemfrit. At overføre specifikke medarbejderopgaver eksternt kræver god tilrettelæggelse, men det er ikke umuligt. Det er værd at støtte dig selv med fjernskriveborde, takket være hvilke det vil være meget lettere at visualisere specifikke problemer. Det er vigtigt at blokere adgang eller konti for den person, der forlader så sent som muligt. Dette kan gøre det vanskeligt at give nødvendige oplysninger eller yderligere pligter. Offboarding kan nogle gange udføres hybrid, især når medarbejderen afregner den betroede virksomheds ejendom. Det er også værd at fastsætte en bestemt dag, hvor de skal møde op hos virksomheden med de enheder, de skal returnere. At finde tid til at tale med medarbejderen og takke ham for samarbejdet, uanset årsagerne til at forlade arbejdet, er godt. Husk at online offboarding ligesom stationær offboarding skal tage hensyn til medarbejderens planlagte fravær. Det betyder for eksempel at bruge udestående ferietid eller at vælge fridage, som den person, der forlader, har ret til at søge nyt job.

Vigtigheden af ​​en korrekt udført offboarding-proces

En tilstrækkeligt gennemført medarbejderoffboard-proces i personaleledelsen er afgørende for virksomheden. Det handler primært om at bevare et positivt image af virksomheden, det vil sige hovedsageligt employer branding, minimere risikoen for tab af data og fortrolig information, sikre kontinuiteten i virksomhedens drift og opretholde overholdelse af lovmæssige regler. Passende behandling af den afgående medarbejder er et kritisk element i effektiv personaleledelse, som skal tages op.

Det er også værd at prøve at gennemføre et exit-interview. Det er en samtale, der opsummerer ansættelsesprocessen, som giver virksomheden mulighed for at indhente værdifulde meninger, observationer og information om oplevelsen af ​​at arbejde i organisationen. Det er et personaleledelsesværktøj, der gør det muligt for virksomheden at få feedback, der kan bruges til at forbedre personaleledelsesstrategien, forbedre arbejdsstemningen og identificere forbedringsområder.

En korrekt gennemført medarbejderoffboard-proces, uanset om vi skiller os af med en given medarbejder, fordi virksomheden har besluttet at afslutte samarbejdet, eller fordi medarbejderen har besluttet at opsige ansættelsesforholdet, giver mulighed for at opretholde gode relationer mellem parterne. Vedligeholdelse af gode bånd åbner mulighed for at vende tilbage til samarbejdet i fremtiden, giver mulighed for at opbygge et positivt billede af virksomheden, både blandt nuværende og fremtidige medarbejdere, og betyder for medarbejderen en mere afslappet afgang fra arbejdet, hvilket er en af de mest stressende oplevelser i livet.