Hvad er Medarbejders Onboarding Process og dens betydning

Onboarding er processen med at introducere en ny medarbejder til din virksomhed og en ny stilling.Det tjener til at gøre den nye person bekendt med stillingens særlige forhold og virksomhedens struktur og funktion.

Hvad er onboarding, og hvad indebærer det?

Udtrykket onboarding bruges i forbindelse med forretnings- og menneskelige ressourcer. Det refererer til at introducere en nyansat medarbejder til en organisation. Onboarding, også kendt som socialiseringsprocessen i en organisation, er en integreret del af at hjælpe medarbejderne til at forstå deres nye position og jobkrav. Denne proces giver dem mulighed for problemfrit at integrere sig med resten af ​​virksomheden og blive involveret i arbejdet med organisationskulturen. Derigennem kan nyansatte medarbejdere forstå jobbets funktion og øge deres komfortniveau på det nye sted. Mange aktiviteter udføres i onboarding-processen – fra introduktion til holdtræning.

Onboarding har også fokus på at præsentere medarbejderen for den nødvendige dokumentation. Efter at have gennemgået det, bør de udfylde det for at bekræfte overholdelse af gældende arbejdslovgivning og for at udstyre dem med alle de nødvendige værktøjer. Efter onboarding skal medarbejderne vide, hvad organisationen forventer med hensyn til færdigheder, kommunikationsstil og holdning.

Derudover skal onboarding ikke kun være forbundet med nye medarbejdere. Medarbejdere flytter ofte til nye stillinger i virksomheden og har brug for en mentor til at forberede dem til deres nye roller. I sådanne tilfælde erstatter udtrykket onboarding crossboarding. Crossboarding er afgørende, selv når medarbejderen allerede er bekendt med organisationskulturen. Kulturen på det hold, de slutter sig til, adskiller sig ofte fra den, de kender.

Læs også: Hvad er Fastholdelse af Medarbejdere, og hvordan måles det?

Hvad er de mest kritiske trin i onboarding af nye medarbejdere?

Når potentielle medarbejdere accepterer tilbudsbrevet, bliver de officielt en del af organisationen. Følgende trin udgør onboarding-processen:

1. Give medarbejderen information om virksomhedens politikker og personalegoder:

Medarbejderen er forsynet med omfattende information om virksomhedens politikker og fordele på dette stadium. Træningssessionen eller materialerne bør dække overholdelse, forsikring, skatteforpligtelser og ferier.

Bed også medarbejderne om at underskrive alle dokumenter, der formelt bekræfter deres tilknytning til organisationen.

Hvis digitale signaturer accepteres på formularer, kan du bruge medarbejderonboarding-software til at give nye medarbejdere den nødvendige dokumentation inden deres første arbejdsdag. Det betyder, at medarbejderne kan afslutte alt deres overholdelsespapirer tidligt og blive teammedlemmer fra dag ét. Det er også nyttigt at bruge digitale signaturer, når du skal ombord på fjernarbejdere.

2. Sikre rolleklarhed

Hvad forventes der præcist af en medarbejder som en del af deres job? Hvem giver disse oplysninger?

Det er vigtigt at hjælpe nyansatte med at forstå deres rolle ved at opdele alle daglige opgaver. Dette er det bedste tidspunkt for en leder at træde ind i onboarding-processen, da de er bedst placeret til at give et klart billede af medarbejderens rolle.

Disse oplysninger bør gives i løbet af de første 30 dage, efterhånden som den nye medarbejder lærer og langsomt falder til i deres rolle. På dette stadium er det også vigtigt at lade medarbejderen vide, hvem de vil arbejde sammen med for at hjælpe dem med at udføre deres arbejde godt.

3. Gør træningen lettere

Træning er en del af en langsigtet onboarding-proces og faciliteres bedst af din linjeleder. Selv den mest erfarne medarbejder har brug for træningen for at forstå processerne i deres nye organisation eller team.

Virksomheder kan tilbyde træning, før en medarbejder overhovedet møder op på arbejde. Grundlæggende træningsmaterialer kan distribueres, og medarbejderne kan få en liste over opgaver, de skal udføre ved hjælp af tilgængelige medarbejderonboarding-programmer.

4. Introduktion til organisationskultur

Assimilering i organisationskulturen er en løbende proces. HR-chefer og teamledere skal dog give medarbejderen et bredt overblik over kulturen, når han tiltræder virksomheden.

Hvordan kan de gøre dette? En måde er at sikre, at kulturen afspejler virksomhedens vision og mission.

Er din organisation resultatorienteret? Hvor let er det for dine medarbejdere at henvende sig til dig og diskutere et problem, de oplever? Hvor åbne er dine ledere over for private samtaler uden for arbejdet?

Definer din virksomhedskultur og sørg for, at den bliver givet videre til den nye medarbejder.

5. Hjælp dig med at opbygge sociale forbindelser med dine jævnaldrende.

En væsentlig rolle for lederen/HR-afdelingen er at facilitere kommunikationen mellem medarbejdere, selvom nogle medarbejdere er lukket for integration. Dette indebærer at skabe et miljø, hvor venskaber mellem kolleger opmuntres.

Mange organisationer gør det nemmere for nye medarbejdere at finde sig til rette på deres nye sted ved at tildele en kollega til at hjælpe dem. Denne hjælp kan gå ud på at komme rundt på det nye sted, løse opgaver sammen, besvare administrative spørgsmål mv.

Hibob-undersøgelsen viste, at 49 % af de adspurgte medarbejdere ville foretrække at blive venner med deres kolleger frem for blot at være en ny ansat bekendtskab.

Disse oplysninger bør ikke påvirke selvværdet hos en nyansat medarbejder. Kun nogle mennesker føler sig trygge ved at henvende sig til nye kolleger og etablere relationer med dem.

Et grundlæggende mål med onboarding er at få nye medarbejdere til at føle sig værdsat og accepteret. Når medarbejderne føler, at de deler de samme værdier, forstår visionen og taler samme sprog som resten af ​​teamet, tror de, at de hører til.

Hvad er fordelene ved en veludført onboarding?

Det er værd at erkende fra starten, at mange medarbejdere sandsynligvis vil sige op, selv efter at have accepteret et tilbud. Dette er ofte uden for din kontrol. Du kan dog kontrollere, hvordan du påvirker den nye medarbejders oplevelse og følelser, når de først tiltræder din organisation.

Vi bemærker, at onboarding-tendenser konstant ændrer sig, så automatisering og forbedring af kvalifikationer bliver tydelige. For noget tid siden var det mindre udbredt, især i små virksomheder. Nu er selv disse mindre virksomheder tvunget til at være opmærksomme på, hvordan onboarding udføres og sikre, at de har gjort alt, hvad der er nødvendigt på dette implementeringsstadium.

Ifølge en rapport fremlagt af Impact Instruction Group søger hele 33 % af folket efter et nyt job inden for seks måneder efter, at de er påbegyndt. Til gengæld viser analyse fra Wynhurst Group, at i de undersøgte virksomheder forlader 50 % af nyansatte medarbejdere virksomheden inden for de første fire måneders ansættelse (omsætningen er omkring 22 % i de første 45 dage).

At udføre onboarding korrekt kan løse disse problemer. Ifølge undersøgelser fra Aberdeen Group steg medarbejdernes produktivitet med op til 62 % i virksomheder, hvor passende onboarding-programmer blev indført.

Korrekt udført onboarding giver mange fordele. De vigtigste er:

• Nemmere og hurtigere akklimatisering af en ny medarbejder i organisationen.
• Forøgelse af effektiviteten af ​​det udførte arbejde.
• Reduktion af omsætningen i virksomheden.
• Øget motivation og engagement.
• Øget medarbejders produktivitet.
• Reduktion af ansættelsesomkostninger.
• Minimeret risikoen for at glemme væsentlige formaliteter.
• Bedre arbejdsmiljø.

Hvor lang tid skal onboarding tage, og hvem er ansvarlig for det?

Det er svært at svare på, hvor lang tid en ny medarbejders onboarding skal tage. Meget afhænger af, hvilken type stilling der rekrutteres til og organisationens størrelse.

Et formelt onboarding-program kan vare 30 til 90 dage, 180 dage eller endda 365 dage. Denne fase bruges til at udføre alle opgaver i det løbende supportmiljø. Ideelt set begynder onboarding, når medarbejderen accepterer den formelle aftale.

Mens mængden af ​​tid brugt på forskellige aspekter af onboarding varierer fra organisation til organisation, kan onboarding opdeles i fire faser:

1. Fra en dag til en uge: Sørg for dokumentation og gør medarbejderen bekendt med deres rolle.
2. En uge til tre måneder: Træn medarbejderen til at udføre sit arbejde. Introducer dem til kolleger, der er kritiske i forhold til deres rolle. Hjælp medarbejderen med at lære om organisationens kultur.
3. Tre til seks måneder: Vurder hans præstationer og sørg for, at han har det, han skal bruge for at udføre sit arbejde optimalt. Få hans feedback for at vurdere hans engagement.
4. Seks måneder til et år: Medarbejdere bør fuldt ud forstå deres rolle, markedet, virksomheden og industrien og assimilere sig i virksomheden og dens kultur.

Ifølge en rapport med titlen “Velkommen til det 21. århundrede, onboarding!” Kun 37 % af iværksætterne beslutter at implementere et onboarding-program, der varer mere end en måned. Dette viser sig ofte at være en fejl, fordi onboarding er for kort til at introducere medarbejderen ordentligt til virksomhedens liv.

I store virksomheder står HR-afdelingen for at gennemføre onboarding. Hvis virksomheden ikke har en, påhviler denne opgave den person, der direkte skal lede medarbejderen, fx en leder.

Hvordan forbereder du dig til onboarding af nye medarbejdere?

1. Sørg for, at de forventede arbejdsopgaver stemmer overens med den udarbejdede jobbeskrivelse.

Ofte bliver medarbejderne lovet en bestemt rolle, men arbejdsdelingen i jobbet afslører noget helt andet end deres forventninger. Medarbejdere indrømmer normalt, at de har brug for flere joboplysninger, før de accepterer tilbuddet.

At løse dette problem kræver en gennemsigtig rekrutteringsproces og en gennemsigtig samtale.

2. Automatiser og personaliser din onboarding-proces

Efterhånden som teknologien ændrer måden, vi arbejder, lever og interagerer på, er der ingen, der har tålmodighed til at udfylde papirarbejdet. Overvej i stedet at installere onboarding-software, der indeholder det grundlæggende; resten kommer fra andre datakilder.

3. Følg en omfattende implementeringsplan og hold dig til den.

Hvis du ønsker, at din onboarding-proces skal være intelligent og stressfri, skal du implementere bedste praksis ved hjælp af en færdig onboarding-skabelon til alle de aktiviteter, der er planlagt til medarbejderens første uge/første dag på kontoret. Del denne fil med nye medarbejdere, så de ved, hvad de kan forvente.

4. Diskuter alt nødvendigt og udelad det, der ikke er.

Afhængigt af, hvad medarbejderen tilvælger (komponenter taget fra løn, goder, arbejdstilrettelæggelse osv.), er det væsentligt at skelne mellem, hvad der kræves, og hvad der er valgfrit som en del af onboarding-programmet. Dette vil primært afhænge af den nye medarbejders rolle og funktion. For eksempel bør kendskab til virksomhedskulturen være et krav for enhver medarbejder. Alligevel er en introduktion til forsikringsprogrammet muligvis ikke nødvendig for en, der ikke har valgt det.

5. Angiv alle detaljer om virksomhedens politik.

En grund til, at det er svært at fastholde medarbejdere, fordi de ikke fik nok information om virksomhedens politikker, da de blev ansat. Overraskelser som lønnedgang for at tage af sted en halv time før dagens slutning eller ikke at blive informeret om feriepolitikker på forhånd kan udsætte dem.

6. Sørg for alle de nødvendige værktøjer til at udføre arbejdet.

Dette indebærer at rydde medarbejderens tildelte plads, arrangere adgangskort og medarbejder-id’er og hjælpe med opsætning af it-udstyr. Sørg også for, at al medarbejderkommunikation og selvbetjeningskonti oprettes, før de ankommer på arbejde.

7. Mål onboarding-metrik

Det er værd at overvåge onboarding-processens effektivitet og effektivitet. Nøglemålinger at spore inkluderer engagementsniveauer, uddannelsesomkostninger og arbejdsresultater.

Sammenfattende er effektiv onboarding af nye medarbejdere nøglen til succes og succesfuldt samarbejde. Det påvirker i høj grad kvaliteten af ​​det efterfølgende arbejde og bygger virksomhedens image. Derfor er det værd at afsætte en passende mængde tid til nye medarbejdere og gradvist opbygge relationer i virksomheden.