Hvad er Procesledelse? Dens typer, betydning og fordele

Procesledelse kan defineres som et sæt af aktiviteter knyttet til hinanden, der udføres inden for en virksomhed, hvis formål er at ændre en ressource til et produkt eller en service, der er beregnet til et emne i virksomheden eller for en ekstern kunde.

Forretningsprocesser er et uundgåeligt element i enhver virksomhed. Det ville ikke være en overdrivelse at sige, at en organisation er ét omfattende system af indbyrdes forbundne og korrelerede processer. Derfor er det vigtigt for enhver iværksætter grundigt at lære de individuelle processers typer, kompleksitet og afhængigheder. Takket være dette bliver de i stand til effektivt at analysere de situationer, de støder på, og tilpasse virksomhedens aktiviteter til de forventede løsninger og derved øge effektiviteten i hele organisationen. Hvordan forbereder du dig på at implementere passende procesledelse i en virksomhed? Hvad er typerne af forretningsprocesser? Er det værd at introducere proceskortlægning? Vi besvarer de mest kritiske spørgsmål i artiklen.

Styring af processer i en virksomhed eller organisation

For fuldt ud at forstå essensen af ​​forretningsprocesstyring er det værd at starte med at lære definitionen af ​​denne sætning. Procesledelse involverer nemlig at bruge passende udvalgte, dedikerede metoder til at diagnosticere, skabe, analysere, måle og løbende optimere alle processer, der finder sted i en virksomhed – fra ledelse af virksomheden gennem produktionsprocessen til rekrutteringsprocessen.

På dette stadie er det også værd at nævne, at procesledelse ofte forveksles med projektledelse eller opgavestyring. Disse begreber refererer naturligvis til forskellige problemstillinger, og processtyring er den bredeste.

Opgavestyring vedrører enkelte emner, mens projektledelse refererer til engangsarbejde med mere væsentlige opgaver, der udgør en helhed med en nærmere angivet varighed.

I tilfældet med forretningsprocesstyring taler vi om hele, omfattende og omfattende processer. Især dem, der kan gentages. Dette er et kritisk område at udvikle i enhver virksomhed, fordi virksomheder takket være løbende verifikation og rekonstruktion af processer kan forbedre deres overordnede funktion og dermed øge arbejdseffektiviteten og omkostningseffektiviteten.

Typer af processer

I en tid med dynamisk forretningsudvikling ændrer forretningsbetingelser sig hver dag. For at tilpasse sig konstante forandringer har alle virksomheder, uanset om de er nystartede, familievirksomheder, store virksomheder eller store internationale virksomheder, brug for et specifikt system til at overvåge og optimere komplekse processers kvalitet.

Men før vi kommer ind på så detaljerede oplysninger, lad os fokusere på hvilke typer forretnings procesledelse vi beskæftiger os med i organisationer og hvilke behov hos virksomheder disse processer opfylder. Ifølge den generelle klassifikation kan processer i en virksomhed opdeles i tre hovedgrupper:

• Kerneprocesser er grundlaget for hele virksomhedens operationelle aktivitet. Kerneprocesser vedrører primært, hvordan en given virksomhed producerer sine produkter/tjenester, herunder produktions-, kommercielle- og salgsprocesser.
• Ledelsesprocesser er alle aktiviteter, der resulterer i beslutninger, der direkte påvirker virksomhedens funktion. Ledere skaber retningen for virksomhedens aktiviteter, fordi de regulerer de primære og understøttende processer – derfor kaldes de også for beslutningsprocesser. Vi kan blandt dem nævne alle interne revisioner eller virksomhedsledelsesanalyser.
• Hjælpeprocesser – som navnet antyder, er hjælpeprocesser de aktiviteter, der understøtter implementeringen af ​​hovedprocesserne. Uden hjælpeprocesser ville virksomhedens funktion ikke være mulig, fordi de blandt andet omfatter processer relateret til opbevaring af varer, transport eller medarbejderledelse.

Læs også: Hvad er Projektledelse? Metoder, struktur og stadier

Er procesoptimering vigtig?

Effektive og effektive processer er nøglen til succes for enhver virksomhed. Forkert forretningsprocesstyring kan resultere i tab af værdifuld tid for medarbejdere og ledelse og økonomiske tab, hvorfor forretningsoptimering har været et aktuelt emne i mange år.

Det er værd at huske på, at uanset hvilke konkrete handlinger virksomheden foretager for at optimere sine processer, er det vigtigste, at de løbende overvåges og tilpasses virksomhedens aktuelle situation. Effektiv optimering reducerer omkostningerne (op til 25%) og giver mulighed for udvikling af god praksis for at eliminere uønskede situationer.

Optimeringsaktiviteter skal dog udføres systematisk; ellers vil de ikke give de forventede resultater. Efter optimering af forretningsprocesser skal de konstant overvåges, og alle ændringer eller forstyrrende situationer skal reageres løbende. Nogle virksomheder har de passende ressourcer til dette i organisationen, men langt de fleste iværksættere bruger støtte fra eksterne specialister til dette formål.

Proces kortlægning

Kortlægning er et af de mest populære værktøjer til planlægning og styring af forretningsprocesser. Kortlægning bruges blandt andet under:

• Implementering af kvalitetsstyringssystemer,
• Opbygning af forsyningskæder,
• Omstrukturering,
• Optimering af forretningsprocesser.

Et velkonstrueret proceskort angiver, hvilke ressourcer der er involveret i en proces og afslører områder, der er værd at foretage ændringer og optimere. Det hjælper med at udvikle en detaljeret sekvens af begivenheder, før det specifikke arbejde begynder. Det giver således mulighed for en bedre forståelse af essensen af ​​individuelle arbejdsstadier, øger effektiviteten af ​​bestemte processer og forbedrer dermed effektiviteten af ​​hele organisationen.

Proceskortlægning har også flere andre fordele. Takket være muligheden for en overskuelig visuel præsentation af hele processen er alle dens stadier synlige, hvilket gør det nemmere at færdiggøre procesdokumentation og træffe gode beslutninger baseret på data og indikatorer. Derfor er proceskortlægning udbredt i produktionsanlæg, designkontorer og lagre.

Hvordan fungerer kortlægning af forretningsprocesser? Generelt kommer det ned til en detaljeret beskrivelse af dens stadier og de nødvendige ressourcer for at processen kan forløbe glat fra start til slut. En sådan visualisering gør medarbejderne bevidste om deres roller i processen og øger derved deres involvering og kvaliteten af ​​kommunikationen i gruppen.

Typer af forretning procesledelse

Vi kan skelne mellem tre hovedtyper af procesledelse:

1. Integrationsorienteret

Denne type fokuserer på processer, der kun kræver lidt involvering af organisationens medarbejdere. Disse processer er hovedsageligt baseret på API-grænseflader og mekanismer, der integrerer data mellem systemer, såsom et CRM-system, der bruges til at styre kundebasen.

2. Menneskecentreret

Denne type fokuserer på lidt større involvering af organisationens medarbejdere. Ved brug af intuitive grænseflader skal de enkelte medarbejdere bekræfte færdiggørelsen af ​​bestemte opgaver eller stadier i processen. Menneskecentreret ledelse, takket være evnen til at tildele opgaver til personer ansat i virksomheden, hjælper med at håndhæve ansvar fra specifikke medarbejdere.

3. Dokumentorienteret

Denne type procesledelse er fokuseret på individuelle kontrakter, fx en salgskontrakt. Når en virksomhed beslutter sig for at købe et produkt eller en tjenesteydelse, skal en aftale mellem køber og leverandør gennemgå alle godkendelsesstadier.

Fordele ved forretnings procesledelse

Effektiv styring af virksomhedens processer giver mange fordele for virksomhederne. Blandt de vigtigste er:

• Øget omkostningseffektivitet – takket være den løbende optimering af eksisterende processer kan virksomheder eliminere alle uregelmæssigheder løbende og derved forbedre den overordnede effektivitet og ydeevne i organisationen.
• Øget medarbejderproduktivitet – Forretningsprocesstyringssystemer gør det nemmere for medarbejderne at fokusere på kunderelationer ved at automatisere nogle opgaver og eliminere unødvendige distraktioner. Større engagement i kundekontakten fører til øget kundetilfredshed.
• Processkalerbarhed – øget arbejdsautomatisering giver mulighed for at skalere individuelle processer til andre grene af organisationen, inklusive udenlandske.
• Større gennemsigtighed og klar ansvarsfordeling – takket være introduktionen af ​​procestænkning er alle opgaver på hvert trin af processen klart defineret og tildelt de enkelte medarbejdere. Dette øger bevidstheden om roller og ansvar og forbedrer kommunikationen mellem teammedlemmer.

Sammenfattende har forretning procesledelse en meget positiv indflydelse på organisationens effektivitet. Det er derfor værd at interessere sig for dette emne. På markedet kan du finde spændende og omfattende uddannelseskurser om forretningsprocesser, som uden tvivl vil øge iværksætternes opmærksomhed på dette område.